2.1 Die richtigen Leute an den Tisch bekommen

Die Stakeholder, die in ein Lernraumprojekt involviert sind, können als Teil eines Universitäts-Ökosystems gesehen werden. In groben Zügen sieht die Struktur dieses Ökosystems so aus:

In diesen Begriffen zu denken ist ein Ausgangspunkt um herauszufinden, wer einbezogen werden sollte, obwohl die vereinfachte Struktur nicht alle Stakeholder umfasst. Eine beispielhafte Liste von Stakeholdern für eine Lernraumprojekt enthält diejenigen, die eine Rolle spielen bei:

• Lernen/Raumnutzung, oft über einen gesamten Tag hinweg

• Akademische Leitung (entweder disziplinspezifisch oder auf allgemeine Räume bezogen)

• Lehren oder eine Art von angeleitetem Lernen in dem Raum

• Managen der Gebäudestruktur

• Managen der IT und elektrischen Infrastruktur

• Lernsupport, inklusive audiovisueller Support

• Raumvergabe

• Lernressourcen anbieten

• Technischen Support in den Räumen anbieten

• Andere Formen von Studierenden-Support in oder in Verbindung mit den Räumen anbieten

• Reinigung, Aufbau und Erhaltung der Räume

• Sicherheit der Räume

• Gesundheit und Schutz in den Räumen

• Finanzierung des Projektes und laufender Kosten

• das Projekt mit externem Spezialwissen unterstützen

• Veranstaltungen und Konferenzen

• Studierenden- und Akademische Service-Veranstaltungen (wie etwa Karrieremessen)

Hierzu ergänzend eine Übersicht verschiedener Stakeholder-Gruppen aus dem US-amerikanischen Toolkit. Stakeholder-Gruppen umfassen institutionelle Projekteigner (project owner), das Design/Programm Team, Beratungsgruppen/-ausschüsse, zukünftige Nutzendengruppen, Ausschüsse (z.B. Fakultätssenat), Campusexperten und -expertinnen für bestimmte Themen (z.B. Dekanat für Lehre), aber auch externe Gruppen wie Regierungsbehörden.

Projekteigner - initiieren, verwalten und liefern das Projekt aus, außerdem kümmern sie sich um Personalbesetzung und den Betrieb des Projekts nach Fertigstellung.

Design / Programm Team - einen integrierten Design-Plan für Raum, Technologie und Service liefern, der so gut wie möglich auf Projektziele, Zeitplan, Budget und Designanforderungen abgestimmt ist

Nutzendengruppen - Nutzendenperspektiven liefern beim Festlegen von Projektzielen, Anforderungen und Prioritäten. Eine Gemeinschaft/Community um das Projekt herum etablieren, um Unterstützung zu bekommen. Dabei helfen, das Projekt in zukünftigen Erhebungen zu evaluieren.

Fachleute - liefern Input und Informationen für spezifischen Bedarf und Ansprüche, wenden campus-spezifische Erkenntnisse, Best Practices und technische Expertise zu Raum-, Service- und Technologieplanung an.

Diese Auflistung macht einen entscheidenden Punkt deutlich: die Komplexität von Lernraumprojekten erlaubt keiner Einzelperspektive allein, alle notwendigen Anforderungen zu erfassen und genug Informationen aufzunehmen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Ein Lernraumprojekt erfordert einen Teamansatz und das bedeutet funktionsübergreifendes Arbeiten von akademischem Personal mit unterstützenden Diensten und die aktive Teilnahme von Lernenden selbst. Für viele der Beteiligten wird dies die erste Erfahrung mit dieser Art von Projekt sein (ein Neubau oder Umbau ist oft eine einmalige Sache im Berufsleben) und jedes Projekt ist einzigartig. Effektive Zusammenarbeit mit all diesen Stakeholdern ist entscheidend für den Erfolg des Projektes. Dazu ist es wichtig, klare Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen, einschließlich der Festlegung, wie Entscheidungen getroffen werden.

Für die Loughborough Design School (mit Burwell Deakins Architects) waren die wesentlichen Prinzipien eines kollaborativen Projektes: Stakeholder einbeziehen, die an Weiterentwicklung glauben; Projektunterstützer identifizieren, um die Idee voranzutreiben; ein Team zusammenstellen, das sich aktiv einbringt und sicherstellen, dass es eine Ausweichlösung/Plan gibt.

Eine Reihe von Mitwirkenden am UK Toolkit äußerten, dass AV und IT Leute häufig zu spät einbezogen werden. Eleanor Magennis ist auf jeden Fall der Ansicht, dass sie früher involviert werden sollten und das Timing ihrer Einbindung davon abhängt, ob es ein Umbau oder Neubau ist: „Die besten von ihnen liefern nicht nur etwas ab, sondern tragen zu dem bei, was möglich ist“.

Es ist nicht nur unerlässlich, die richtigen Leute an den Tisch zu bekommen, alle müssen einander auch verstehen und Dinge nicht so stehen lassen, dass sie falsch interpretiert oder verstanden werden können. Eine gemeinsame Sprache ist nötig, damit, wenn ein flexibler Raum entwickelt wird, jeder in diesem Kontext die gleiche Definition von Flexibilität hat und versteht.

Dies sind einige Dinge, die Mitwirkende des UK Toolkit über Zusammenarbeit und umfassenderes Einbeziehen von Stakeholdern berichtet haben:

• Eine Herausforderung vieler Stakeholder besteht einfach darin, an den Tisch zu kommen.

• Oft werden Studierende gar nicht hinzugezogen.

• Kommunikation ist immer ein großes Thema – sie kann anfangs gut sein und im Verlauf schlechter werden.

• Man muss mehrmals kommunizieren, auch wenn man dasselbe immer wieder wiederholt.

• Bedenken werden oft zu spät angebracht, wenn Entscheidungen schon getroffen sind.

• Manche schließen bewusst AV (audiovisuelle Systeme) aus, weil sie wissen, dass es teuer wird, aber es kostet tatsächlich mehr, Dinge später zu korrigieren.

• Projektleitungen können sehr groß und formell sein – Leuten fällt es oft schwer, sich unter solchen Umständen einzubringen.

• Projektleitungsmeetings können oft eine ziemlich aggressive Atmosphäre haben.

• Studierende sind von großem Wert, weil sie Offensichtliches ansprechen, wohingegen andere Leute zu besorgt um ihr Jobs und Rollen sein könnten.

• Man muss Stakeholdern Dinge mehrmals erklären und sie bitten, diese wiederzugeben um sicherzustellen, dass sie verstanden haben.

• Man muss die wichtigsten Dinge, die man erfülle sollte, im Kopf behalten. Eine kurze Zusammenfassung zu der man immer wieder zurückkehrt kann hilfreich sein, sich auf die Hauptaspekte zu fokussieren.

• Wissenschaftliches Personal, das den Raum anderen Kollegen erklärt, ist besser als wenn das Baudezernat ihn erklärt.

• Sich im tatsächlichen Raum zu treffen, wann und wo möglich, ist immer hilfreich, wenn man Details bespricht.

• Wenn man sich mit dem Bauteam trifft, muss es ein klares Verständnis dafür geben, worauf man sich an jedem Punkt geeinigt hat, bevor man zum nächsten Punkt übergeht.

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