3.2 Projektphasen

Typischerweise sind die Phasen eines Lernraumprojektes vergleichbar mit den im RIBA-Arbeitsplan skizzierten Phasen:

Strategische Definition (früher bekannt als Feststellungsverfahren/Machbarkeitsstudie)
Vorbereitung und Brief/Auftrag
Konzeptdesign
Entwickeltes Design
Technisches Design
Bau
Übergabe und Abschluss
In Benutzung

Die Dauer und Komplexität jeder der Phasen hängt von der Größe des Projektes ab.

Definitionsphase (Stufen 0 und 1)

Einige Projekte, wie die Neuausstattung eines einzelnen Seminarraums, bewegen sich möglicherweise innerhalb bestimmter Einschränkungen, die die Projektdefinition relativ überschaubar machen. In anderen Fällen gibt es möglicherweise eine Zeit der Abwägung verschiedener Optionen, um festzulegen, ob ein Neubau oder eine Umgestaltung die angemessenste Lösung ist. Hinweise zu Tools zur Abwägung von Optionen finden sich im Ressourcen-Abschnitt.

Eine Reihe von Mitwirkenden des UK Toolkit haben angemerkt, dass es sich – wenn Investitionsentscheidungen bezüglich Renovierungen anstehen – möglicherweise nicht immer auszahlt, den schlechtesten Raum zuerst anzugehen. Zehn Räume mit kleineren Problemen zu modernisieren, könnte kostengünstiger und lohnenswerter sein, als die notwendige Investition, um einen Raum mit erheblichen Designproblemen anzupassen.

In einigen Fällen ist die Unterscheidung zwischen Neubau und Renovierung weniger klar. Paul Burt, Learning Spaces Service Owner, University College London (UCL), berichtet „Renovierung an der UCL könnte genauso gut ein Neubau sein. Viele Räume werden bis auf ein paar Pfeiler und Betonplatten zurückgebaut.“

Der US Learning Space Toolkit gibt Hinweise zum Setzen realistischer Ziele und Erwartungen:

Die Projekterwartungen in Bezug auf Qualität und Quantität mit dem verfügbaren Budget und Zeitplan in Einklang bringen, um mögliche spätere Probleme zu vermeiden, und Vorab-Baukosten sowie die langfristigen Betriebskosten ganzheitlich zu betrachten.
Mit dem Ziel vor Augen beginnen, um ein gemeinsames Verständnis der Projektziele zu schaffen, wie der Erfolg aussehen wird und welche Ergebnisse bei den Projekt-Meilensteinen erreicht werden, und zwar anhand von Modellen und Beispielen aus der Vergangenheit.
Wir sollten in die Zukunft blicken, anstatt die Vergangenheit zu bewerten. Obwohl es gut ist um Kontext herzustellen, ist das Vergleichen aktueller Beispiele/Praktiken oft der schnellste Weg, um eine durchschnittliche Idee von vor Jahren umzusetzen (außer wenn man Beispiele aus anderen Bereichen untersucht, was hilfreich sein kann).
Man sollte einen realistischen Zeitplan für das Projekt erstellen, und dabei den Prozess der Entscheidungsfindung berücksichtigen und genügend Zeit für Überprüfung/Feedback sowie die Entwicklung von Prototypen und die Erprobung der eigenen Ideen einplanen.

Designphase (Stadien 2 bis 4)

In dieser Phase beginnt man wirklich, die Vision für eine bestimmte Art von Lernumgebung umzusetzen. Zu diesem Zeitpunkt sollte man auch die größte Breite an Stakeholdern einbeziehen (siehe mehr dazu in Kapitel 2, Partnerschaftliche Zusammenarbeit). Visuelle Darstellungen sind in dieser Phase wichtig. Viele Menschen finden es schwierig, Pläne zu verstehen und sich in 3D vorzustellen, wie ein Gebäude aussehen wird. Es fällt oft schwer, sich auf etwas einzulassen, was man nicht vollständig verstehen kann. Deshalb sollten Repräsentationen so schnell wie möglich beschafft werden, sodass die Beteiligten wissen, worüber man spricht.

Sich im geplanten Raum zu treffen und sich mit den Anforderungen, Designfragen, Barrieren und Möglichkeiten auseinanderzusetzen, ist sehr viel nützlicher, als zu versuchen, Designentscheidungen um einen Tisch auf einem Papierplan zu treffen.

Ein wichtiges Thema ist Kreativität und Innovation im Lernraumdesign (siehe dazu Kapitel 1, Eine neue Pädagogik schaffen, und Kapitel 2, Partnerschaftliche Zusammenarbeit). Das UK Toolkit ist auch für vielbeschäftigte Leute aus der Praxis entstanden, um ihnen zu helfen, nutzbare und effektive Räume zu gestalten, und betont die Notwendigkeit, anerkannte Standards für den Entwurf anzuwenden (siehe dazu v.a. die Abschnitte zu funktionalen Raumdesignstandards, Audio-Design-Standards, Visuelle Design-Standards und IT Standards).

Es zahlt sich aus, die Designideen mit einer Reihe von Realitätschecks zu prüfen (siehe später in diesem Abschnitt). Architekten/-innen und spezialisierte Berater/-innen unterstützen dabei, aber es ist auch lohnenswert, Leute mit lokalem Know-how einzubeziehen.

Der US Learning Space Toolkit weist zusätzlich darauf hin, dass es wichtig ist, einen iterativen Ansatz einzuplanen und sich immer wieder Feedback durch Benutzende einzuholen. Bei einem iterativen Ansatz erhält man immer wieder Feedback und kann die Ideen im Laufe der Zeit verfeinern. Dabei sollte man sich bewusst sein, dass man möglicherweise fließend zwischen dem Herausarbeiten der zu lösenden Probleme und der Überprüfung potenzieller Lösungen wechseln muss, da Letzteres zur Klärung der ersteren beiträgt. Dazu kann es hilfreich sein, mehrere Entwurfsoptionen zu testen - von den frühen Konzepten bis hin zu späteren Details - dies ermöglicht besseres Feedback, lässt Ideen miteinander konkurrieren und vermeidet eine vorzeitige Festlegung auf eine Richtung. Auch sollte man überlegen, ob man Prototypen zum Testen von Raum, Technik und Servicekonzepten entwickeln kann. Das kann auch nur bedeuten, die Dinge in vorhandenen Räumen neu zu ordnen oder Rollenspiele durchzuführen.

Bauphase (Stadien 5 und 6)

Je schneller man diese Phase abschließen kann, desto leichter ist es Kosten und Planänderungen zu regeln. Diese Phase wird wahrscheinlich eine große Zahl von externen Auftragnehmern involvieren, sodass man ein gut durchdachtes Management-Kontrollsystem mit nur einer verantwortlichen Person zur Kommunikation von Entscheidungen und Informationen an die Auftragnehmer braucht. Effektive Mechanismen zur Änderungskontrolle sind in dieser Phase sehr wichtig. Obwohl in dieser Phase wahrscheinlich eher allgemeines Verwaltungspersonal und andere Fachleute als Nutzende der Räume involviert sind, ist es wichtig, effektive Kommunikation beizubehalten, v.a., wenn unvorhergesehene Probleme zu Änderungen im ursprünglichen Design führen. Angemessenes Einbeziehen von Schlüsselnutzenden des Raum kann auch dabei helfen, „Snagging“ zu minimieren. Snagging bedeutet, dass man Defekte, die repariert werden müssen, erst am Ende eines Bauprojektes entdeckt – frühe Identifizierung von Problemen kann ihre Lösung oft vereinfachen.

Aneignungs-/Betriebsphase (Stadium 7)

Der Tag an dem sich die ersten Nutzenden im Raum bewegen ist ein wichtiger Meilenstein, der gefeiert werden sollte, kennzeichnet aber wahrscheinlich nicht das Ende des Projektes. Eine effektive Post-Occupancy Evaluation ist notwendig um sicherzustellen, dass der Raum wie geplant funktioniert (siehe Kapitel 7 Evaluation).

Es zahlt sich aus, darüber nachzudenken, wie sich die Belegung aufgrund von neuen Entwicklungen verändern könnte. Viele Lernraumprojekte wurden Opfer ihres eigenen Erfolgs und erlebten Auslastungen weit über ihre ursprünglichen Erwartungen hinaus. Das kann sich entscheidend auf die geplanten Erhaltungs- und Reinigungsmaßnahmen auswirken. In einigen Fällen waren große Veränderungen nötig um mit der erhöhten Nutzungsfrequenz umzugehen, wie in diesem Beispiel eines Post-Occupancy Evaluationsberichts der University of Wolverhampton: „Von Beginn des Betriebs wurde deutlich, dass die Aufzüge das „Verkehrsaufkommen“ nicht bewältigen können … es wurde eine ähnliche Spezifikation wie bei anderen Aufzügen innerhalb der Universität genutzt, aber – aufgrund der gewaltigen Nutzung – war das nicht genug. Infolgedessen wurden im Nachhinein auf höhere Auslastung ausgelegte Anlagen eingebaut.“

Tool

Ein Tool aus dem US Learning Space Toolkit, das genutzt werden kann, um sich in der Planung mit den verschiedenen Projektphasen auseinanderzusetzen ist die „Process Map“ (Prozessvisualisierung). Sie stellt Phasen, Aktivitäten, Teilnehmer und Entscheidungen / Ergebnisse für ein großes Lernraumprojekt dar, mit der Idee, dass Institutionen sich diesen umfangreichen „idealen“ Fall anschauen und ihn auf ihren Bedarf herunter skalieren können. Die Process Map identifiziert 6 Schlüsselphasen eines Projektes: Visioning (entspricht in etwa der oben genannten Definitionsphase aus RIBA); Programming, Conceptual Design, Detailed Design (in etwa Designphase); Construction (Bauphase) und Operation/Assessment (in etwa Betriebsphase). Danach stellt es einige typische Aktivitäten jeder Phase exemplarisch dar, wie etwa regelmäßige Projektleitungstreffen. Es schlägt auch vor, welche 4 Arten von Stakeholdern in welche Aktivitäten involviert sein sollten: Leitungsausschuss, Design / Programm Team, Nutzendengruppen und Campusfachleute wie IT, Dekanat für Lehre und Lernen, Gebäudemanagement und Bibliotheken. Für jede Phase gibt es auch Vorschläge für zu erreichende Ergebnisse und zu fällende Entscheidungen. Institutionen können diese Informationen nutzen, um den Prozess so zu strukturieren, wie es am besten für sie passt, abgestimmt auf die Größe, Budget und Kontext.

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Dokument mit einem Beispiel für eine Projekt-Roadmap, die einen Überblick über einen typischen Ablauf von Planung, Bau, Betrieb und Evaluation von Lernräumen gibt.