3.3 Mit professionellen Beratern und Beraterinnen zusammenarbeiten

In einem bedeutenden Lernraumprojekt, v.a. einem, das einen Neubau beinhaltet, wird man wahrscheinlich mit einer Reihe von professionellen Beratern und Beraterinnen zusammenarbeiten. Für diejenigen, die noch nicht an solchen Arten von Projekten gearbeitet haben, kann die Vielfalt der Fachleute zunächst recht befremdlich sein, aber die richtige Expertenberatung zum richtigen Zeitpunkt einzuholen, kann vor teuren Fehlern bewahren.

Philip Badman hat eine Reihe von Neubauten im höheren Bildungswegen geleitet: als Vizedirektor der City Lit arbeitete er mit 158 Personen aus 38 Firmen zusammen, um ein einzelnes Projekt fertig zu stellen, das in Planungsschwierigkeiten innerhalb einer dicht-bebauten städtischen Umgebung kam. Dazu gehörten 47 Anwälte/Anwältinnen von 4 verschiedenen Kanzleien, alle auf unterschiedliche Aspekte des Rechts spezialisiert, und Fachleute, wie einen Sachverständige für Brandmauern, Lichtrechte und Archäologiefachleute. Infolgedessen hat Phil klare Vorstellungen entwickelt was eine Person ausmacht, die gut berät. Eine gut beratende Person (nach Phil) ist jemand, die immer:

• an die anstehenden Probleme für den Auftraggebenden denkt

• Optionen identifiziert, analysiert und erklärt

• den Auftraggebenden auf Risiken und Maßnahmen zu deren Minderung hinweist

• den Umfang seiner Dienstleistungen bestätigt und was nicht dazu gehört

• vermeidet es zu sagen „aber diese Frage haben Sie nicht gestellt“

• sich an ein strenges Berichts- und Instruktionsregime hält

• für das akademische Personal übersetzt

• einen realistischen Projektprozess und -zeitplan festlegt

• geduldig ist!

Es ist unerlässlich, dass man die richtigen Fachleute für Architektur und Innenarchitektur wählt, welche die Vision für das Projekt komplett verstehen und mit denen man von Anfang an als integriertes Team arbeitet. Es gibt dafür keine Zauberformel aber in dieser Art von Projekt kann das allgemeine Gefühl, wie eine Zusammenarbeit mit einer Firma sein könnte, ein wertvoller Indikator dafür sein, ob das Verhältnis funktionieren wird oder nicht. Die Partnerschaften sollten genauso sorgfältig ausgewählt werden, wie man sein eigenes Personal auswählen würde, und ab da sind die Ratschläge die gleichen wie für das effektive Arbeiten in jeglichem Projektteam: Erwartungen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse klar kommunizieren und effektive Kommunikationskanäle einrichten.

Die folgende Liste von professionellen Beratern und Beraterinnen und deren Rollen in einem Lernraumprojekt wurde adaptiert von der JISC Leitlinie (JISC, 2013) zu diesem Thema.

Architekt/-in

Der/die Projektarchitekt/-in ist der Schlüssel für die Interpretation der Vision, die Weiterentwicklung der Ideen und die Umsetzung in die Realität. Zusammen mit den internen Entscheidungsmechanismen koordinieren und managen Architekten/Architektinnen das gesamte Bauprojekt und fungieren als Beratung. So stellen sie sicher, dass andere, wie die für den Bau Verantwortlichen, die Ansprüche und Hoffnungen verstehen und darauf hinarbeiten. Wenn man nicht will, dass der/die Architekt/-in diese führende Koordinationsrolle einnimmt, muss man dafür möglicherweise ein professionelles Projektmanagement-Unternehmen einsetzen.

Immer mehr Bauabteilungen von Universitäten nutzen Rahmenverträge mit ihren Architekten- oder Designteams, die auf drei- oder fünf-Jahresbasis erneuert werden. Dies soll ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis gewährleisten und Zeit bei der Beschaffung von Designteams für einzelne Projekte sparen. Für große, komplexe Projekte kann aber auch ein separates Beschaffungsverfahren oder Designwettbewerb durchgeführt werden.

Innenarchitekt/-in

Wie der Name schon andeutet kümmert sich ein Innenarchitekt oder eine Innenarchitektin um das Innere eines Lernraums, obwohl sich in einigen Fällen der Aufgabenbereich auch auf die externe Fassade des Gebäudes ausweitet. Bei der Innenarchitektur geht es um viel mehr als nur um Dekoration – der Schwerpunkt liegt auf funktionellem Design und effektiver Nutzung und auch ein Verständnis für technische Fragen, wie Heizung, Belüftung und Klimatisierung, sowie Akustik und Beleuchtung kann erforderlich sein. In einem Lernraumprojekt würde der Verantwortliche für Innenarchitektur das Layout des Raums zusammen mit einem/einer Architekten/-in planen, der/die sich dann um mögliche Änderungen an tragenden Wänden kümmert. Architekturfirmen arbeiten oft mit bestimmten Innenarchitekten zusammen.

Maschinenbau- und Elektroingenieur/-in

Einer der schwierigsten Aspekte jeglichen Baus oder Renovierung ist die Bereitstellung von mechanischen und elektrischen Systemen und Services einschließlich IT. Die Beauftragung eines qualitativ hochwertigen Maschinenbau- und Elektrounternehmens ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Implementierung von techniklastigen Räumen. Bei dieser Art von Räumen ist es auch ratsam, separate Regelungen für IT Systeme und Services zu treffen, indem man spezifische Expertise einkauft. Man will nicht riskieren, am Ende mit einem tollen Gebäude dazustehen, in dem einen die IT, elektrischen und maschinellen Systeme im Stich lassen oder nicht leicht an den zukünftigen Bedarf angepasst werden können. Man sollte mit Unternehmen vorsichtig sein, die IT und AV (audiovisuelle Systeme) nur als eine Teilmenge von Elektroarbeiten ansehen und die die Anforderungen nicht voll zu verstehen scheinen.

Projektmanagement

Solides Projektmanagement ist wichtig um sicher zu gehen, dass das Projekt pünktlich und innerhalb des Finanzrahmens fertiggestellt wird. Man sollte die Vorteile der Beauftragung eines Projektmanagement-Unternehmens, das diese Verantwortung übernimmt, gegen die Vorteil von lokalem Know-how abwägen (wenn man vor Ort Möglichkeiten hat, dies intern zu übernehmen). Das eigene Baudezernat ist wahrscheinlich die beste Anlaufstelle, um zu beraten, welche Kompetenzen innerhalb der Universität existieren.

Kostenplanung

Während der Entwurfs- und Ausschreibungsphasen eines Gebäudes muss man wissen, ob die Kostenerwartungen für die geplanten Anlagen und Einrichtungen realistisch sind. Dafür braucht man die professionelle Hilfe eines Sachverständigen für Kostenplanung. Dieser Sachverständige sollte in der Lage sein, vorherzusagen, ob das, was man für sein Geld erwartet, erreicht werden kann, und dabei helfen, Angebote für jede Phase der Arbeit zu bewerten, um sicher zu gehen, dass man bei der Auswahl von Angeboten Gleiches mit Gleichem vergleicht. Die Beschaffung innerhalb einer Universität wird auch in die Auftragsvergabe involviert sein und, genauso wie für das Designteam, kann es Rahmenverträge mit bestimmten Anbietern geben. Die Kostenplanung kann womöglich sogar Wege vorschlagen, wie man Geld sparen kann.

Akustiker/-in

Ein wichtiger Aspekt von Lernräumen ist die Kontrolle und Regelung von Schall. Man sollte überlegen einen Sachverständigen für Akustik anzustellen, der dabei hilft, den Schall innerhalb des geplanten Raums zu modellieren und zu Boden-, Decken- und Wandoberflächen zu beraten, die eine geeignete Geräuschkulisse für den Raum liefern.

Beleuchtungsberatung

Beleuchtung in Lernräumen ist ein entscheidender Faktor. Man sollte sich dazu professionellen Rat einholen, um sicherzustellen, dass der Raum über einen Tages-, Wochen- und Jahreszyklus eine gute Beleuchtung gewährleistet.

Kunstschaffende

Kunst kann zu einer stimulierenden Umgebung beitragen und wird zunehmend in Lernräumen genutzt, um dem Raum ein inspirierendes Element hinzuzufügen. Man sollte darüber nachdenken, eine spezialisierte Agentur zu nutzen, die einem eine Reihe von Kunstschaffenden vorstellen kann und dabei unterstützt, angemessene Kunstwerke für den Raum auszusuchen und zu beschaffen.

Gesundheits- und Sicherheitsberatung

Projekte dieser Art brauchen wahrscheinlich Fachleute, die sicherstellen, dass entsprechende gesundheits- und sicherheitsbezogene Vorgaben eingehalten werden. Dies kann ein Brandschutzbeauftragter oder eine CDM (Construction Design and Management) Koordination sein, die die Aufmerksamkeit des gesamten Teams auf die Gesundheits- und Sicherheitsaspekte ausrichten, sodass man potentielle Gefahren frühzeitig erkennt.

„Intelligent Client“

Dies ist schon eine lange Liste und möglicherweise gibt es noch weiteren Bedarf, der spezifisch für einzelne Projekte ist. Die Herausforderung bei der Zusammenarbeit mit so vielen Fachkräften besteht nicht nur darin, dass die Nutzendenwünsche verstanden werden. Man muss auch sicherstellen, dass umgesetzt wird, was beabsichtigt ist (oder dass man weiß, welche Fragen gestellt werden müssen, wenn Dinge nicht wie geplant vorrangehen). Man kann professionelle Hilfe in Anspruch nehmen, statt selbst als Schnittstelle zwischen allen oder bestimmten Fachleuten und den Bauträgern zu fungieren. Der Trick dabei ist, Hilfe zu bekommen, wenn man sie braucht, ohne eine Extra-Ebene zu schaffen, die Bürokratie und Missverständnisse hinzufügen kann. Gut gemanagt, wird solch ein „intelligent client“ intelligent im eigenen Namen handeln und dabei professionelles Wissen einbringen, über das man selbst nicht verfügt.

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