6.4 Erfolgstipps

Bei den folgenden Punkten handelt es sich um taktische Schritte bei der Planung, dem Betrieb und der Evaluation von Serviceangeboten in Lernräumen. Zu den Angeboten können sowohl Veranstaltungen wie Workshops, Kurse, Vorträge und soziale Zusammenkünfte als auch Dienstleistungen wie Beratungen, Orientierungsveranstaltungen und Ausleihen von Geräten gehören. Während des Prozesses soll sichergestellt werden, dass man jede dieser Maßnahmen in Betracht gezogen und/oder abgeschlossen hat.

Den aktuellen Stand verstehen

Das derzeitige Personal wird nach Kompetenzkategorien, Erfahrungsstufen oder anderen festgelegten Kategorien geprüft. Dadurch wird eine Grundlage für die zukünftige Planung geschaffen, so dass ein Vergleich mit dem zukünftigen Bedarf möglich ist und Lücken z.B. in Bezug auf die Gesamtzahl des Personals, Fähigkeiten, Wissensgebiete und Erfahrungen identifiziert werden können.
Aktuelle Anforderungskategorien analysieren und zukünftige vorhersagen (z.B.: Niedrig-, Mittel- und Spitzennutzungszeiten). Dies hilft bei der Vorhersage und Bewertung des Personalbedarfs sowie bei der Bestimmung der Öffnungszeiten.
Kategorien von Serviceleistungen im Zusammenhang mit dem Organigramm der Einrichtung erstellen und/oder die Organisationsstruktur an zukünftige Serviceleistungen anpassen. Dies hilft dabei, den verantwortlichen „Eigentümer“ für jeden Servicebereich zu identifizieren und die zentralen Dienstleistungen zu bestimmen.

Für die Zukunft planen

Sich andere Branchen und Institutionen anschauen, die einem selbst voraus sind, weil das, was in einem Kontext etabliert ist, in einem anderen revolutionär sein kann. Man sollte jedoch darauf achten, die Erkenntnisse aus diesen Beispielen zu destillieren und anzuwenden, anstatt zu versuchen, sie direkt zu kopieren.
Eine Journey Map für eine Reihe von Personas erstellen, die eine Vielzahl von Serviceleistungen zu verschiedenen Zeiten nutzen. Damit kann man sich die Nutzung der Serviceangebote in der Anfangszeit im Vergleich zur etablierten Nutzung anschauen und verstehen, wie die Erfahrungen von unter den Nutzenden variieren, idealerweise für mindestens 5 verschiedene Personas, die jede Kerndienstleistung nutzen.
Dienstpläne für alle Kerndienste und mindestens alle neuen Dienste erstellen, indem man auf Input der Verwaltung, des Personals und der Nutzenden zurückgreift. Diese Entwürfe dienen als Planungsinstrumente, aber auch als Referenzquelle für Schulung, Betrieb und Evaluation.

Plan umsetzen

Erprobung neuer Dienstleistungen in Verbindung mit der Erstellung von Prototypen neuer Räume, wobei das gesamte Modell getestet wird. Dies hilft dabei, Fragen zu beantworten, die sich aus Journey Maps und Konzepten ergeben, Risiken zu mindern, das Design zu verfeinern und sowohl die Nutzenden als auch das Personal auf die neue Umgebung umzustellen.
Ein Schulungsprogramm für das Personal entwickeln, um Lücken zwischen der Auditphase und den in den Konzepten dokumentierten künftigen Serviceanforderungen zu schließen. Dies erleichtert es, die Mitarbeitenden auf die zukünftige Erbringung von Serviceleistungen vorzubereiten und eine Richtlinie für zukünftiges Personal zu erstellen.