7.1  Baseline erstellen

Eine Baseline ist ein Ausgangspunkt, anhand dessen man zeigen kann, dass das Projekt zu einer spürbaren Verbesserung geführt hat. Dies kann eine messbare Verbesserung in Bezug auf Zeit, Kosten oder Qualität bedeuten, aber ein qualitativer Beleg für die Verbesserung der Erfahrungen bestimmter Interessengruppen kann ebenso gültig sein. Durch die Ermittlung einer Baseline stellt man sicher, dass man den aktuellen Stand der Dinge versteht, bevor man versucht, ihn zu ändern.

Die Baseline ist ein Bestandteil des Evaluationsplans und bis zu einem gewissen Grad ein Vorläufer des Plans, da sie eine wichtige Rolle bei der Definition des Projektumfangs spielen kann. Eine grobe Skizze der relevanten Projektaktivitäten könnte in etwa so aussehen:

1. Die Projektdefinition skizzieren;

2. Die Baseline definieren;

3. Die Projektdefinition im Hinblick auf die Ergebnisse der Baseline verfeinern;

4. Bestimmen, wo man sich Verbesserungen erhofft;

5. Festlegen, wie man Verbesserungen messen wird und welche Datenquellen man dafür nutzen wird;

6. Den Evaluationsplan entwerfen;

7. Das Projekt und die Nach-Evaluation durchführen;

8. Das Endergebnis mit der Baseline vergleichen.

Schritt sieben ist bei weitem der größte Teil des Projekts und wird den größten Teil der Zeit und der Ressourcen beanspruchen, aber Baseline und Evaluation sind die Tätigkeiten, die zeigen, dass sich das Projekt überhaupt gelohnt hat. Sie nehmen eine immer größere Bedeutung an: Baselines können dabei helfen, die richtigen Themen auf die richtige Art und Weise anzugehen, die richtigen Interessenvertreter einzubeziehen und die Evaluation kann sicherstellen, dass der erwartete Nutzen erzielt und die wesentlichen Erkenntnisse für das nächste Projekt erfasst werden.

Zu den Vorteilen der Erfassung einer Baseline gehören:

• Den Projektumfang richtig festlegen - eine Baseline zu erstellen bietet die Möglichkeit, den Projektumfang zu spezifizieren. Manchmal stellt man fest, dass man ein bestimmtes Problem nicht lösen kann, ohne ein oder mehrere damit zusammenhängende Probleme anzugehen.

• Identifizieren der Projektbeteiligten - das Erstellen einer Baseline kann verhindern, dass man später eine „Leiche im Keller“ in Form von Stakeholdern findet, die man hätte konsultieren sollen, aber dies versäumt hat.

• Verwalten und Kommunizieren des Projektumfangs - eine Baseline zu erstellen, hilft dabei, die Erwartungen der Stakeholder an das Projekt zu steuern. Möglicherweise muss klargestellt werden, dass bestimmte Themen außerhalb des Projektrahmens liegen, wenn man bestimmte Interessengruppen nicht enttäuschen will.

• Mythen in Frage stellen - manchmal können Baseline-Aktivitäten Mythen und Trugschlüsse aufdecken, die in Frage gestellt werden müssen, bevor man weitermachen kann. Häufig sind dies unausgesprochene Annahmen darüber, welche Aspekte der Praxis, der Prozesse und der Systeme geändert werden können und welche nicht: man sollte beachten, dass „Wir haben es immer so gemacht“ weder ein Grund noch eine Rechtfertigung ist.

• Belege für Verbesserungen aufzeigen - man kann nicht zeigen, wie weit man gekommen ist, wenn man nicht weiß, wo man angefangen hat.

Es kann relativ einfach sein, eine Baseline zur erstellen und einen Vergleich anzustellen, wenn man einen bestehenden Raum mit Einrichtungen ähnlicher Art und Größe renoviert. Schwieriger wird die Situation, wenn man einen neuen und/oder radikal anderen Raum realisiert, aber in diesen Fällen lohnt es sich wahrscheinlich sogar noch mehr. Wenn man eine solche bedeutende Investition tätigt, sollte man sicher sein, dass sie sich auch wirklich auf die wichtigen Dinge auswirkt.

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