9.2 Integratives Budgetierungstool
Das integrative Budgetierungstool ermöglicht es, Kostenaufstellungen für die zu bauenden/zu renovierenden Räume, die technische Ausstattung und Infrastruktur für diese Räume und den Personaleinsatz zur Unterhaltung dieser Räume zu erzeugen. Oft werden diese drei Bereiche einzeln betrachtet und budgetiert. Diese Trennung schafft Probleme für Projekte, z.B. könnte Technologie-Hardware ausgewählt werden für die es unzureichende Mittel für Support und Aktualisierung gibt. Dieses Werkzeug befasst sich mit dieser Problematik, indem es einen Vergleich von Kosten – auf einem hohen Level – für Raum, Technologie und Personal ebenso wie Vergleiche über verschiedene geplante Räume ermöglicht.
Das Werkzeug ist eine Tabellenkalkulation zum Herunterladen mit je einem Reiter für Raumkosten, Technikkosten, Personalkosten, und einer Zusammenfassungstabelle mit einem Übersichtsplan, der die drei Bereiche vergleicht, für jeden Raum und insgesamt. Das Tool enthält Beispieldaten neben den leeren Feldern zum Ausfüllen für einen bestimmten Raum. Die Raumkosten werden auf Quadrat-Fuß-Basis kalkuliert. Die Technikkosten werden errechnet durch die Eingabe geschätzter Anschaffungskosten für Geräte und Infrastruktur, dem Hinzufügen von Betriebs- und Wartungskosten als variable prozentuale Anteile der Anschaffungskosten, und dem Hinzufügen von Erneuerungskosten anhand eines festgelegtem Wiederbeschaffungszyklus. Personalkosten basieren auf der Abschätzung der Gesamtzahl von Vollzeitäquivalenten auf unterschiedlichen Erfahrungs- / Gehaltsstufen und einer anschließenden anteiligen Zuordnung basierend auf dem prozentualen Anteil ihrer Zeit, der den verschiedenen Räumen zugewiesen wird. Zusammengenommen geben diese Tabellenblätter ein ganzheitliches Bild der Kosten über den Lebenszyklus des Projektes, um eine bessere Grundlage für Planung und Entscheidungen zu liefern.
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